Sistem Informasi Akuntansi

Artikel ini adalah sebuah rangkuman dari buku SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, DASARATHA V. RAMA & FREDERICK L. JONES. Namun dari semua bab yang ada pada buku tersebut, hanya terdapat rangkuman dari bab 1 sampai bab 4 saja pada artikel di bawah ini.

1.       MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Proses Bisnis dan Sistem Informasi Akuntansi

·         Dua istilah pokok pada materi ini adalah proses bisnis dan sistem informasi.

·         Proses bisnis (business process) adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis utuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa.

·         Siklus transaksi (transaction cycles) mengelompokan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu.

·         Kejadian (events) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu.

·         Terdapat 3 siklus transakti utama, yaitu :

o   Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasingcycle) adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

o   Siklus konversi (conversion cycle) adalah proses mengibah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

o   Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagi uangnya.

·         Sistem informasi manajemen – SIM (management information system – MIS) adalah suatu sistem yang menangkap data tentang satu organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen.

Lingkup Sistem Informasi Akuntansi

·         Di Elerbe, Inc., semua subsistem ini bersifat penting, dan informasi yang berbeda diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsinya.

·         Sistem informasi akuntansi itu adalah suatu susistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi.

·         SIA menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan dalam satuan unit dan mata uang, penagihan kas, pesanan embelian, penerimaan barang, pembayaran, gaji, dan jam kerja.   

·         Banyak perusahaan kini berusaha untuk mengonversi sistem informasi mereka yang terpencar menjadi sistem sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning – ERP system).

·         ERP adalah suatu sistem manajemen bisnis yang menginterasikan semua aspek proses bisnis perusahaan.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntasi

a.       Membuat Laporan Eksternal

·         Perusahaan mengunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lainnya.

·         Laporan-laporan ini mencakup laporan keuangan, SPT pajak, dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industry perbankkan dan utilitas.

·         Laporan jenis ini mengikuti suatu struktur yang ditetapkan oleh organisasi-organisai seperti:

o   FASB (dewan standar akuntansi keuangsn AS)

o   SEC (badan pengawas pasar modal AS)

o   IRS (dinas pajak AS)

o   Dan regulator lainnya.

b.      

Mendukung Aktivitas Rutin

·         Para Manajer memerlukan suatu sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus oprasi perusahaan itu.

c.       Mendukung Pengambilan Keputusan

·         Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi.

d.      Perencanaan dan Pengendalian

·         Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian.

e.      Menerapkan Pengendalian Internal

·         Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi asset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.

Aplikasi dan Peranti Lunak Akuntansi

·         Aplikasi (application) adalah program computer yang digunakan untuk memenuhi keperluan-keperluan tertentu.

·         Peranti lunak pengolah kata (word processing) dan lembar kerja elektronik (electronic spreadsheet) adalah contoh aplikasi.

·         Interaksi antara sistem informasi akuntansi dan seorang pengguna terdiri atas:

o   Pencatatan kejadian, sering kali mengunakan formulir di layar monitor.

o   Pengentrian informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan, dan produk.

o   Pencetakan dokumen, seperti pesanan pembelian dan faktur penjualan.

o   Pencetakan laporan, seperti laporan keuangan dan analisis penjualan.

o   Pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud.

·         Peranti lunak off-the-shelf (off-the-shelf software) adalah sebuah peranti lunak komersial yang siap pakai dan tersedia untuk dijual kepada masyarakat umum.

Peran Akuntan dalam Hubungannya dengan SIA

a.       Akuntan Sebagai Pengguna

·         Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya (menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin, dan lain-lain).

·         Pedoman IFAC menekankan bahwa para pengguna perlu memahami arsitektur sistem informasi, peranti keras (hardware), peranti lunak (software), dan metode pengorganisasian data, serta mampu untuk menggunakan paket pengolah kata, lembar kerja, basis data, dan akuntansi.

b.      Akuntan Sebagai Manajer

·         Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk suatu organisasi dalam mencapai tujuan.

·         Di organisasi-organisai kecil, tanggung jawab dari manajer akuntansi mencakup sistem informasi secara keseluruhan.

·         Di perusahaan besar, manajer akuntansi bekerja sangat dekat dengan direktur informasi.

·         Direktur keuangan dan kontroler adalah anggota penting dari tim perencanaan strategis dalam suatu organisasi.

c.       Akuntasi sebagai Konsultan

·         Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi  di banyak bidang, seperti termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi likungan, dan akuntansi forensik.

·         Pengalaman dapat member para professional akuntasi suatu manfaat kompetitif dalam  konsultasi mengenai desain, instalasi, dan modifikasi sistem akuntansi.

d.      Akuntansi sebagai Evaluator

·         Akuntan menyediakan bermacam jasa evauasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi, yaitu:

o   Auditor internal, mengevaluasi berbagai unit didalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit tersebut telah mencapai misinya secara efisien dan efektif.

o   Auditor Eksternal, auditor harus mengevaluasi keandalan dari sistem informasi akuntansi yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan.

o   Assurance Service (pemberian keyakinan), para akuntan memperluas peran mereka sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance.

e.      Akuntan sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan

·         Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien kecil dan peranti lunak perpajakan untuk memberikan jasa perpajakan untuk para klien mereka.

2.       PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Proses dan Kejadian Bisnis

·         Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa.

·         Siklus Transaksi (Transaction Cycles) adalah suatu cara mengelompokkan kejadian-kejadian terkait yang pada dasarnya terjadi pada suatu urutan tertentu.

·         Kejadian (Events) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu.

·         Proses bisnis dapat di susun menjadi tiga siklus transaksi utama, yaitu:

o   Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.

o   Siklus konversi (conversion cycle) mengacu pada proses mengubah sumbaer daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.

o   Siklus pendapatan (revenue cycle) mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

a.       Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan dari jenis organisai yang berbeda dapat saja sama dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua oprasi berikut ini:

o   Merespon permintaan informasi dari pelanggan

o   Membuat perjanjian dengan para pelnaggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang

o   Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan

o   Menagih pelanggan

o   Melakukan penagihan uang

o   Menyetorkan uang kas ke bank

o   Menyusun laporan.

b.      Siklus Pemerolehan

Siklus pemerolehan dari jenis organisai yang berbeda dapat saja sama dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua oprasi berikut ini:

o   Mendiskusikan dengan para pemasok

o   Memproses permintaan

o   Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang dan jasa di masa mendatang

o   Menerima barang dan jasa dari pemasok

o   Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima

o   Memilih faktur-faktur yang akan dibayar

o   Menulis cek.

Pengidentifikasian Kejadian dalam Proses Bisnis

a.       Pedoman Megakui Kejadian

Pedoman berikut berfokus pada pergeseran tanggung jawab didalam proses bisnis untuk mengidentifikasi.

·         Pedoman 1: Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

·         Pedoman 2: Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.

·         Pedoman 3: Kenali kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen internal lainnya.

·         Pedoman 4: Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela / diinterupsi dan kemudian dilanjutkan oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang di luar organisasi atau prose situ memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, prose situ dapat dilanjutlan pada sesuatu waktu yangvsudah dijadwalkan.

·         Pedoman 5: Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

Pengorganisasian Data dalam SIA

a.       Sistem Manual untuk Siklus Pendapatan dan Buku Besar.

·         Kejadian yang mempengaruhi buku besar. Contoh-contoh kejadian dalam buku besar adalah menerima dan mencatat pesanan penjualan, pengiriman, pembuatan pesanan pembelian, dan menerima kas. Hanya sebagian dari kejadian itu dicatat dalam jurnal dan dipindahkan ke buku besar.

·         Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Dalam SIA manual tradisional informasi kejadian pertama ditangkap dalam dokumen sumber. Contoh kejadian dalam dokumen sumber adalah pesanan penjualan, slip pengemasan, dan faktur.

·         Di dalam sistem manual cara mengatasi masalah dengan menggunakan buku besar pembantu untuk mengorganisasi infomasi mengenai berbagai entitas misalnya (pelanggan, pemasok, atau produk).

b.      Arsip dalam SIA yang Terkomputerisasi

·         Bagian ini menunjukkan bagaimana data diorganisasi dalam SIA yang terkomputerisasi.

·         Berikut ini beberapa konsep-konsep file yang penting untuk dipahami dalam SIA yang terkomputerisasi:

o   Entity (entitas) : subjek tentang informasi apa yang disimpan misal (pelanggan, karyawan, dan pesanan penjualan).

o    Field : satu unit data mengenai satu entitas misal (nama karyawan dan nama pelanggan).

o   Record : seperangkat field yang saling berkaitan dari satu entitas.

o   File : seperangkat record yang saling berkaitan.

o   Transaction file : file transaksi menyimpan informasi tentang kejadian.

o   Master file : file induk yang berisi informasi mengenai entitas dari kejadian.

o   Reference data (data acuan) : beberapa field dalam master file berisi data acuan yang menguraikan entitas.

o   Reference field (field acuan) : field yang berisi data acuan diidentifikasikan sebagai field acuan.

o   Summary data (data ringkasan) : data yang meringkas transaksi-transaksi dimasa lalu.

o   Summary field (field ringkasan) : field yang berisi data ringkasan diidentifikasikan sebagai field ringkasan.

Jenis-Jenis File dan Data

·         Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi.

·         Dalam mempelajari SIA, seseorang perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu.

a.       File Induk, ciri-ciri sebagai berikut:

·         File induk menyimpan data yag felatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa. Mencakup :

o   File persediaan

o   File pelanggan

o   File karyawan

·         File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual

·         Data yang disimpan memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

o   Data acuan adalah data deskriptif yang relative permanen dsn tidak dipengaruhi oleh transaksi.

o   Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman terjadi.

b.      File Transaksi, cirri-ciri sebagai berikut:

·         File transaksi menyimpan data tentang kejadian, contoh:

o   Pesanan

o   Pengiriman

o   Penagihan kas

·         File transaksi biasanya mencakup field untuk tanggal transaksi.

·         File transaksi biasanya mencakup informasi kuitansi dan harga.

Kejadian dan Aktivitas

a.       Pencatatan

·         mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi

b.      Pembaruan

·         Istilah pembaruan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.

c.       Pemeliharaan File

·         Aktivitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk. Aktivitas ini mencakup menambahkan recor induk, mengubah data acuan di dalam record induk, dan menghapus record induk.

3.       MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Diagram Aktivitas UML

·         Ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen bisnis

·         Unified modeling language (UML) adalah suatu bahsa yang digunakan ntukmenetukan, memvisualisasikan , membangun, dan mendokumentasikan suara sistem informasi.

·         UML dikembagkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Iban Jacobson.

·         UML memiliki standar yang dikembangkan dan perbaharui dengan pengawasan dan control dari Object Management Group (OMG), sebuah keanggotaan terbuka, konsorsium yang tdak berorientasilaba dari perusahaan-perusahaan dalam industry computer.

·         Alas an lain memilih UML adalah karna UML menyeduakan pilihan diagramntuk mendokumentasikan proses bisnis dan sistem nformasi.

·         Diagram aktivitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatya bermanfaat:

o   Keduanya enyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan uraian naratif.

o   Peta menggunakan lambing standar untuk menyampaikan informasi.

o   Keduanya dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibaca oleh para pemakaidengan sedikit pelatihan.

o   Keduanya dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tingkat rendah.

Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

·         Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan-urutan kejadian ini, dan aliran informasi antarkejadian.

·         Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukkan kepada overview diagram.

4.       MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pengendalian Internal dan Peran Akuntan

·         Pengendalian internal adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut:

o   efektivitas dan efisiensi operasi

o   keandalan pelaporan keuangan

o   dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

·         Tanggung jawab manajer atas pengendalian internal telah dibuat secara eksplisit diUndang-Undang Sarbanes-Oxley Tahun 2002 dan Standar No.2 Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB).

·         Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.

·         Akuntan juga memiliki peran penting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peraturan dan sasaran perusahaan.

·         Dalam perannya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami sistem pengendalian internal.

Kerangka Kerja dalam Mempelajari Pengendalan Internal: Komponen dan Sasaran Pengendalian Internal

·         Laporan COSO (Committee of Sponsoring Organizations) mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang saling berkaitan:

o   Lingkungan pengendalian

o   Penentuan risiko

o   Aktivitas pengendalian

o   Informasi dan komunikasi

o   Pengawasan

·         Sasaran Pengendalian Internal, sasaran pengendalian internal yang disebutkan di Laporan COSO mencakup berikut ini:

o   Efektivitas dan efisiensi operasi

o   Keandalan pelaporan keuangan

o   Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

o   Pengamanan aset (Tujuan dimasukkan dalam laporan, meskipun tidak ditempat ketiga lainnya dicantumkan).

Aktivitas Pengendalian

·         Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi.